Gerenciamento de Equipe: Dividir para Somar.

Regra de ouro para organização de equipes em eventos: Dividir para conquistar!

Para um evento ocorrer da melhor maneira possível é necessário além de um bom planejamento, uma boa equipe. Porém, conseguir fazer as pessoas trabalharem em equipe é um verdadeiro desafio. É muito difícil organizar um grande grupo de pessoas para em conjunto, se dedicarem à realização de um mesmo trabalho. Sabendo deste problema, montamos esse post com a regra de ouro para organização de equipes em eventos científicos: Dividir para conquistar!

É preciso ter o máximo de controle possível das pessoas que trabalharão em seu evento. E para possibilitar isso, é preciso as dividir em equipes menores com funções e responsabilidades específicas. Assim, com várias partes trabalhando em sintonia, o evento flui da melhor maneira.

Trouxemos as equipes essenciais e suas principais responsabilidade para que a organização do trabalho em equipe funcione da melhor forma.

Coordenação e organização

A função desta equipe é uma das principais, inclusive, é essencial que o organizador faça parte dela.  É tarefa desta equipe planejar todo o evento. Seus workshops, submissões e exposições de trabalhos, palestras, e qualquer atividade  que ele ofereça.

Além disso, é preciso coordenar e monitorar o trabalho das outras equipes. O principal objetivo dessa equipe é fazer com que o evento ocorra conforme foi planejado.

Comitê técnico-científico e cultural

É tarefa deste grupo definir o conteúdo dos materiais que serão distribuídos, como: cartilhas, apostilas, compêndios, etc. Esta equipe trabalha diretamente com o que a de coordenação e organização planejou.

É responsabilidade dela desenvolver o cronograma completo e detalhado do evento. Ela também deve entrar em contato com os palestrantes, coordenar as apresentações de trabalhos e demais atividades.

Equipe de credenciamento e atendimento a participantes

A principal responsabilidade desta equipe é ser a porta de entrada dos participantes para o evento e também, um ponto de apoio para eles durante as inscrições. É necessário que esta equipe realize o credenciamento, monitore a frequência de participantes e distribua os materiais necessários.

Equipe de atendimento e apoio a palestrantes

Depois que os palestrantes aceitam participar do evento, o trabalho desta equipe começa. É função deste grupo resolver o translado e a hospedagem deles além de monitorar a chegada e saída dos mesmos no evento.

Também é preciso passar informações sobre o evento e seu cronograma para os palestrantes. É essencial que esta equipe dê total suporte para eles enquanto estiverem ministrando suas atividades, ou seja, cheque microfone, projetor, luzes, providencie água etc.

Equipe cerimonial

Esta equipe tem a importante tarefa de conduzir todo o evento. É ela que elabora o roteiro cerimonial e faz a locução dele pelo microfone. Também é dever dela recepcionar autoridades e profissionais importantes diretamente.

Os dois principais momentos para essa equipe são a cerimônia de abertura e a de encerramento. É importante que esses momentos sejam preparados com muita atenção, pois um é o primeiro contato do participante com o evento e o outro o último.

Equipe de comunicação e divulgação

A divulgação de um evento é muito importante e precisa ser feita com muita cautela. Diferente de grandes empresas, congressos não conseguem participantes através de propaganda em massa.

Por isso, esta equipe é tão importante. É responsabilidade dela desenvolver todo o planejamento de mídia que será utilizado e produzir todas as peças de divulgaão. Isso inclui layouts para canais digitais, como e-mail marketing, redes sociais etc e para canais impressos, como revistas, jornais, etc.

Essa equipe também precisa estar em constante contato com a imprensa para que o congresso tenha a visibilidade necessária. Ao fim do evento, é preciso realizar o clipping eletrônico e impresso para se ter registro do que a mídia divulgou sobre ele.

Equipe de tecnologia da informação

Essa equipe é responsável por todo auxílio tecnológico que o evento demanda. Isso engloba acompanhamento da instalação de equipamentos eletrônicos, como telões, cabos de rede, roteadores, computadores, etc. Além disso, é função dela desenvolver softwares e demais tecnologias.

Equipe de produção

Esta equipe tem o dever de concretizar o que foi planejado da melhor maneira. Isso inclui a decoração, iluminação, translado, alimentação, etc. É preciso que ela recolha notas fiscais dos fornecedores e repasse para a equipe de contabilidade para pagamento.

Equipe comercial e contabilidade

É a equipe que toma conta de todo o financeiro que envolve o evento. Ela deve ter controle dos custos, fazer cotações e gerenciar contratos com fornecedores. Monitoramento do fluxo de caixa, pagamento de inscrições e gerenciar patrocínios e doações são outras das responsabilidades deste grupo.

Equipe de serviços gerais e manutenção

Esta equipe tem um dever bem amplo. É trabalho dela instalar o cabeamento elétrico assim como o de telefone e iluminação. É preciso que ela cheque se o espaço está devidamente higienizado e faça a manutenção dessa higiene. A limpeza e manutenção de salões, salas de apoio, auditórios e banheiros durante o evento é uma tarefa importante deste grupo.

Equipe de segurança

Essa equipe tem a responsabilidade de prover segurança para todos os participantes. Eles monitoram entrada e saída das pessoas, evitando que possíveis ameças arrisquem o bem-estar do público. Além disso, fazem rondas dentro do evento para identificar qualquer possível movimento fora da linha.

Equipe de estacionamento

Esta equipe deve coordenar o fluxo de veículos do evento. Controlar a chegada, a saída e o pagamento do estacionamento de cada veículo do evento é responsabilidade deste grupo. Também é dever deste grupo indicar para autoridades e outros profissionais onde ficam suas vagas reservadas.

Saber como dividir sua equipe é essencial

É preciso ter em mente que todo o evento funciona como um grande organismo vivo. Para que ele ocorra da melhor forma, é preciso que cada equipe saiba exatamente qual é a sua função e qual é o papel dela dentro do fluxo do congresso.

Presumir que os funcionários já conhecem a rotina de trabalho não é uma boa ideia. Mesmo já tendo experiência, é preciso deixar claro para cada um como será o trabalho, o que compõe ele e qual seu objetivo.

Não estamos falando de job descriptions, que são descrições do trabalho em formato de manuais extensos e tediosos. Estamos falando de falar diretamente com o funcionário para informar sua função, se certificar que ele entendeu e deixar claro o quão importante ele é para a realização do evento.

Lembre-se, a pressa é definitivamente inimiga da perfeição. Um problema muito comum, é os organizadores estarem com tempo apertado e não se dedicarem o bastante para deixar as atividades claras o suficiente para os  membros da equipes. Explicações rápidas resultam em atividades mal executadas que levam a perca de tempo.

Apesar de parecer um processo trabalhoso, ele poupa muito trabalho mais tarde. Tenha um cuidado diferenciado ao planejar a organização de equipes em eventos. Inspirar e orientar as pessoas que irão trabalhar no seu evento é importante e faz uma grande diferença no resultado final.

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Gestão de Eventos

Organizar um evento requer muito planejamento, cuidado e coordenação, resumindo, o gerenciamento de eventos pode ser incrivelmente estressante.

São várias demandas que estão ligadas ao processo de gestão de eventos. Muitas das tarefas envolvem a gestão do orçamento, da equipe e ainda a necessidade de garantir uma ótima experiência aos participantes.

Para um profissional experiente, isso não é nenhuma surpresa, mas para os organizadores de primeira viagem, que não estão acostumados a organizar eventos, a quantidade de pressão e estresse pode trazer sérios problemas à saúde.

Por incrível que pareça, a gestão de eventos é citada como um dos trabalhos mais estressantes do mundo. Um estudo recente do Career Cast mostra que os organizadores de eventos têm o 8º emprego mais estressante do mundo, logo após soldados, bombeiros, generais militares, pilotos aéreos e policiais.

Para as pessoas que são novas no mundo dos eventos, existem alguns truques para gerenciar o estresse e até mesmo maneiras de evitá-lo completamente.

Recentemente conversamos com vários usuários da Even3, e eles nos contaram sua experiência e sobre as práticas para organizar um evento bem-sucedido e sem estresse.

1. Planeje as tarefas de forma realistaplanejamento da gestão de eventos

Um bom planejamento, garante uma boa gestão de eventos! Por isso, planejar é o primeiro passo. Para dar início ao planejamento de um evento, você deve pensar nos objetivos e nos prazos de maneira realista. Não adianta querer um resultado dentro de um curto prazo, o que você sabe que poderá gerar mais stress!

Se você ainda não escolheu a data do evento, considere colocar uma ou duas semanas extras para dedicar ao planejamento.

Dedicar tempo extra na fase de planejamento ajuda a rever todos os detalhes de formas que você provavelmente não faria se estivesse sob pressão de tempo.

Há muitos componentes diferentes em um evento: local, alimentação, listas de convidados, pessoal, entretenimento, segurança, etc.

Se você estiver executando um evento pela primeira vez, fazer malabarismos com todos essas fatores pode ser um desafio.Visualizar todas as suas tarefas em um checklist pode ser incrivelmente útil. Diversos organizadores nos relataram que utilizam diversos Post-its espalhados no escritório.

No entanto existem diversas ferramentas on-line que ajudam a manter a organização.

Faça a listagem (bem detalhada) de todas as tarefas que devem ser executadas antes, durante e depois do evento. Isso irá guiar você na hora de determinar qual a responsabilidade de cada membro da equipe

2. Mantenha uma boa relação com a equipe

 

É muito importante que o clima entre os membros da equipe esteja harmonioso. Já pensou no quanto a junção das demandas que o evento já possui, somadas aos conflitos dentro da equipe? Você deve promover o espírito coletividade e de ajuda mútua entre as pessoas que estão trabalhando juntas para que o evento aconteça.

Além disso, evite realizar várias tarefas ao mesmo tempo! Isso aumenta o risco de não conseguir realizá-las perfeitamente. Para evitar o evite o stress de fazer várias tarefas ao mesmo tempo na fase de pré e pós-evento, se organize e divida as tarefas entre sua equipe.

É válido, também, aprimorar ao máximo a comunicação interna da equipe! Diferentes pessoas realizam tarefas de diferentes competências, porém tudo deve estar integrado e a falta de comunicação pode gerar mais conflito e estresse.

É importantíssimo na gestão de eventos, que toda a equipe esteja ciente do que está acontecendo na execução das tarefas como um todo.

3. Antecipe os problemas

 

É óbvio que você espera que o seu evento corra da melhor forma possível, sem nenhum imprevisto ou problema, certo? Mas, lembre-se que o desconhecido gera stress! É importante que você e sua equipe de gestão de eventos estejam preparados para possíveis problemas (e saibam lidar com a crise).

Uma dica é: construir um plano de ação para diferentes cenários problemáticos!

Estipular hipóteses, nesse caso, é muito válido. Vai que algum palestrante perde o vôo? Ou se alguém fica doente? Ou se por alguma razão o lugar do evento tiver que mudar? Ou se as condições meteorológicas não permitirem a organização do evento?

Você deve pensar nas soluções em conjunto com a sua equipe de organização, assim todos saberão como lidar eficazmente com qualquer coisa que possa atrapalhar o seu evento.

4. Use tecnologia à seu favor!

tecnologia da gestão de eventos

Se você utiliza um sistema de organização de eventos, envie um e-mail para todos os seus participantes cerca de 24 horas antes do início do evento. É a sua melhor chance de alcançar a todos, no caso de ter havido quaisquer alterações de última hora no seu evento.

Enviar uma mensagem com muita antecedência não é muito eficaz, enviar no dia do evento os participantes podem não ter tempo de ler. Um dia antes é geralmente tempo suficiente para permitir que todos obtenham as informações, poupando-o do estresse de ter que responder a um bando de participantes desinformados.

Atualmente, ficou muito mais fácil acessar a tecnologia e de utilizar várias plataformas e aplicativos que auxiliam na gestão de eventos!

São muitas as vantagens de utilizar um sistema online de inscrições, já que a gestão de inscrições manuais implica esforço, consome muito tempo e gera stress desnecessário.

Centralize a informação do seu evento numa única plataforma que permita inscrições, pagamentos online seguros e ainda auxilie na emissão de certificados! Isso vai garantir que toda a informação esteja disponível em um só local e permite gerir um evento em qualquer momento e em qualquer lugar.

Quanto mais rápido as entradas para seu evento forem vendidas, mais tempo disponível a organização terá para se dedicar à seu planejamento para gestão de eventos.

Através da venda de inscrições online, seus participantes podem acessar a plataforma em qualquer lugar e a qualquer momento. Não há filas de espera ou deslocações desnecessárias. Além da facilidade da venda de entradas para o seu evento, você poderá usufruir de todas as vantagens de uma plataforma para gestão de eventos.

Não há horas de expediente, telefonemas ou e-mails: você poderá gerir os tipos de inscrição disponíveis e também os preços de cada tipo de inscrição, além de adicionar cupons de descontos (se necessário).

Você pode usar essa informação para informar os participantes sempre que surge uma alteração importante, por exemplo, um novo orador ou o horário das sessões.

Além disso, pode usar esta base de contatos para divulgar os eventos que organizará no futuro.

5. Divulgue seu evento

divulgacao-evento

Você deve saber que a gestão de eventos envolve todo o processo desde o planejamento até a divulgação! São semanas de trabalho para a escolha do tema, local, oradores, entre outras tarefas.

Além da importância da logística do evento, é fundamental divulgá-lo. E você não pode negar que as redes sociais possuem uma grande força na hora de divulgar seu evento.

Mas qual a vantagem do meio online? Ao contrário da publicidade tradicional, é possível divulgar seu evento de várias formas, mesmo com um orçamento baixo.

Por isso, você deve traçar uma estratégia online de divulgação, baseando-se no seu público-alvo, através das redes sociais, site e tentar fazer parcerias com outros sites da mesma temática do evento.

E como montar essa estratégia de divulgação? Reunimos 5 meios de divulgação online para te ajudar nesse processo, que usados conjuntamente vão fazer seu evento decolar!

Campanhas de e-mail

Elas podem ter um efeito muito positivo no número de participantes no seu evento. Apenas com um clique no botão “Enviar”, pode chegar a centenas de pessoas! Você deve apenas pensar de que forma torná-lo atrativo para que os seus futuros participantes queiram abrir.

Mas, não pense que um e-mail é suficiente! Não necessariamente o usuário irá se inscrever na hora em que ler o e-mail. É importante criar um conjunto de e-mails para ir disparando aos poucos com informações sobre seu o evento (por exemplo, quando são confirmados novos palestrantes).

Deste modo, mantém a sua audiência informada, garante tráfego para o site do seu evento e cria fidelização com os participantes efetivos e  potenciais.

Redes sociais

Você pode utilizar as plataformas mais poderosas– Facebook, Twitter, Instagram –  para aparecer para o seu público! Essas redes são essenciais para divulgar o seu evento e para se integrarem as suas campanhas de marketing digital.

Você pode criar uma identidade visual e criar uma imagem de capa para de promoção ao evento, além de criar uma hashtag própria para utilizar em todas as comunicações do evento!

Lembre-se de sempre manter as redes ativas, com posts e de responder aos comentários e questões dos usuários, afinal, esses meios servem para se comunicar, não é?

Além disso, você pode utilizar o Facebook divulgar a venda de entradas. Se você utilizar um sistema de gestão de inscrições que permite a integração do formulário de inscrições em sites e redes sociais poderá criar facilmente uma área no Facebook que permite a recolha de inscrições sem que seja necessário os utilizadores abandonar esta rede social para se inscreverem no evento.

Este será um plus para a divulgação do seu evento e aumentar vendas!

Ganhe credibilidade com os feedbacks

Já pensou em utilizar a estratégia de divulgação de feedback positivo sobre seu evento, como forma de trazer credibilidade ao seu evento? É normal que as os participantes se interessem mais pelo seu evento, sabendo que outras pessoas já participaram dele e o que ficaram satisfeitas.

Você pode aproveitar as opiniões de participantes em edições anteriores do evento, estatísticas de participação no evento e divulgar a opinião de “digital influencers” da área que já participaram dos seus eventos.

Essa estratégia ajuda a transmitir a confiança necessária para que participantes potenciais se transformem em participantes efetivos.

6. Tenha tempo para relaxar

relax evento

Quando se organiza um evento, é quase impossível evitar algumas situações que provocam stress. Por mais que você se esforce, de certa forma, vão existir alguns momentos durante a organização do evento que vão te deixar irritado ou preocupado!

Por isso, é importante que tenha alguns momentos para descontrair e repor energias. Cuidar bem de si vai fazer com que você tenha forças para encarar as tarefas mais complexas e os imprevistos de forma mais pacífica.

Você não deve transparecer qualquer nervosismo, insegurança para os participantes! De qualquer forma, sempre que sentir que está perto do limite, pare uns momentos para respirar fundo e, se não conseguir resolver a situação, peça ajuda.

 

 

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