COMO PRODUZIR EVENTOS PODE AJUDAR SUA EMPRESA OU CARREIRA

 

Produzir eventos como parte da estratégia de marketing de uma empresa é visto, em geral, como uma possibilidade de melhorar o reconhecimento de marca, consolidar um posicionamento e criar uma comunidade ao redor, fatores que são valiosos por si só. No entanto, há dois aspectos que fogem um pouco da tradição para colocarmos na equação. O primeiro deles é o modelo de trabalho que diversas empresas vêm aplicando: o Marketing Digital como parte essencial da aquisição de clientes da empresa. É um modelo que traz muitas vantagens e que em geral diminui os custos, mas que também acaba criando um distanciamento entre a empresa e o cliente, já que boa parte do relacionamento acontece de maneira online.

É comum que alguns potenciais clientes acabem não comprando justamente por falta desse contato presencial e dessa relação de confiança que é mais facilmente estabelecida no corpo a corpo. Também pode acontecer dessa distância de relacionamento influenciar quem já é cliente: alguém que poderia ficar mais tempo e renovar o uso de seu produto ou serviço acabam saindo antes e impedindo sua empresa de lucrar mais. Para a maioria dos casos sabemos que a distância não é problema, mas sabemos que sim, há impacto.

Há ainda o segundo aspecto relevante: vivemos tempos de contração econômica e nessas horas é muito comum que as empresas procurem cortar seus custos, sendo a área de Marketing uma das mais afetadas. A consequência é a necessidade de ser cada vez mais necessário também comprovar resultados concretos através do fechamento de oportunidades de negócio, retenção e upsell a clientes atuais.

Atualmente, cada vez mais empresas incluem a realização de eventos em suas estratégias de marketing e coletam resultados excelentes! No âmbito empresarial, existem  objetivos macro que são mais comuns para isso:

  1. Aumento da receita da empresa através de mais oportunidades de negócios que foram geradas ao time de vendas e que se convertem em faturamento em ciclos de venda reduzidos;
  2. Aumento da receita da empresa através do aumento do ticket médio e maior taxa de retenção entre os clientes atuais. Para a escolha do objetivo e o conceito do seu evento, diversos fatores devem influenciar na decisão.
  3. Fator inovação: quanto maior o fator inovação do seu produto, serviço ou mercado, mais relevante será a exposição de conteúdo no seu evento.
  4. Fator penetração de mercado: grandes empresas que possuem grandes fatias do mercado costumam obter melhores resultados ao realizar eventos mais voltados ao relacionamento, retenção e aumento do ticket médio. Principalmente por haver menor necessidade de educar o mercado.

Tendo em mente cada um desses fatores e adaptando-os à sua realidade, cabe a você decidir o que será melhor para conseguir aumentar a receita da sua empresa.

A Suporte Eventos   vai te ajudar a fortalecer o relacionamento com seus clientes. Entre em contato  conosco .

ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS – UM NEGÓCIO QUE VALE OURO

Um congresso, do latim congressu (encontro, reunião), corresponde ao encontro de interesses de um determinado segmento profissional no qual discute-se um assunto levando em consideração todos os seus aspectos. Ao longo das atividades o tema é exposto em diferentes sessões, com a presença de um público abrangente e diferenciado. É um evento na maioria das vezes vinculado a uma associação ou entidade. Muita gente confunde, mas os congressos são diferentes dos seminários, cuja intenção é discutir sobre um tema, agregar opiniões, mas que não chega obrigatoriamente a nenhuma conclusão. E também são diferentes das conferências. Na verdade, como um congresso possui diferentes formatos, ele pode ou não ter conferências em sua programação. Estes formatos são as chamadas sessões, que podem ocorrer simultaneamente ou não. Além disso, outra importante característica que distingue os congressos é o fato de que as conclusões alcançadas no final do evento são registradas em documento final oficial. Organizar um congresso não é uma tarefa fácil, mas não pode estar nas mãos de qualquer pessoa! Todo o processo deve ser pensado levando-se em consideração pequenos detalhes típicos deste tipo de evento, sem falar no público, que é bastante exigente. Ao montar todo o planejamento é preciso desmembrar cada passo, do pré ao pós evento. Para isso, é preciso conhecer a fundo o conceito dos temas, das abordagens e descobrir a melhor maneira de transmitir esse conceito ao público. Mas seguindo os passos de forma coerente, o seu congresso poderá ser um sucesso e ainda se tornar referência!

Segundo  a ABEOC- Associação Brasileira das Empresas Organizadora de Congressos, da qual tive a honra de ser vice- presidente em MG, em 2015 este negócio movimentou cerca de  830 milhões de reais e vem crescendo na contramão da crise.

Quer fazer parte deste time que não para de crescer?

Envie seu contato através do email: suporteeventos@suporteeventos.com.be

ENTENDA A IMPORTÂNCIA DOS EVENTOS PARA SUA CARREIRA E NEGÓCIOS

 

O Papel  de um evento para sua carreira profissional é relevante e traz um grande diferencial para seu curriculum. Traz visibilidade e curiosidade da audiência sobre seus feitos e sua vida cotidiana.

Hoje temos a internet que dissemina conhecimento e tanto pode elevar o profissional ao topo de sua carreira mas também pode acabar com sua trajetória.

Entender que todo profissional precisa e deve organizar um evento para uma plateia ávida por conhecimento, curiosa por seu trabalho já é um ponto de partida para impulsionar sua carreira e posicioná-lo de uma maneira positiva no mercado.

Participar ou realizar um evento traz credibilidade, visibilidade, autoridade e alavanca e impulsiona  sua trajetória.

Procure  e discuta sempre com um profissional  especialista em eventos quais as melhores estratégias para a organização de seu evento.  Você empresário, médico, profissional liberal, advogado, engenheiro e qualquer outro profissional, comece a enxergar o profissional de eventos como alguém que vai alavancar seus negócios e sua imagem pessoal.

Dê crédito a esta estratégia de marketing e sempre contrate umprofissional especializado e competente. O profissional de eventos não é um organizador de festas, é um profissional especialista em imagem, gerenciamento de carreiras e está antenado com  a melhor forma de promover pessoas, produtos, inovações e novas tecnologias.

Juntos, vocês terão resultados e conquistas que poderão significar avançar com mais velocidade e resultado no posicionamento de seu produto, sua empresa, serviço ou sua imagem.

 

Fátima Cabral

Especialista em Eventos, Marketing e Inteligência de Mercado.

Diretora da Suporte Eventos

 

 

COMO CRIAR AUDIÊNCIA E TRANSFORMÁ-LA EM INSCRIÇÕES PAGAS EM SEU EVENTO.

Os eventos estão cada vez mais interessantes e desafiadores. O mundo digital proporciona ao telespectador uma enxurrada de informações e atingir o público alvo ficou cada dia mais fácil mas ao mesmo tempo mais difícil.

Antagônico não é? Mas eu explico. Com tantos canais de comunicação em massa, informações, sites, blogs, etc., os assuntos que antes eram restritos a certos grupos fechados, agora dominam as páginas de busca na internet, redes sociais e mídias.

O público de um congresso científico hoje, por exemplo, comparece ao evento por ser importante socializar, interagir com outros profissionais, mas também se informar sobre novas técnicas, descobertas científicas e inovações.

Congressos, Seminários, Workshops, são muito importantes e fazem parte da formação de um bom profissional.

Mas como criar audiência e transformá-la em inscrições pagas para seu evento?

Regra de Ouro: Interaja com seu público.

Estamos falando de plataformas e aplicativos inovadores de eventos, cuja funcionalidade vai desde criar espaço para dúvidas e questionamentos, até webinars ao vivo e que geram expectativas e audiência, transformando esta audiência em pagantes.

Criar estratégias para unir congressistas e palestrantes durante a fase de organização do evento, patrocinadores, fornecedores, realizando um trabalho de marketing dentro de um aplicativo ou plataforma digital, criar conteúdos , é uma mina de ouro para criar audiência,  expectativa,  gerar credibilidade para seu evento e posicioná-lo no mercado.

Estamos transformando o marketing de eventos, criando novas maneiras de conectar o público, criando novas maneiras de divulgação, novos conceitos e pensando ´´fora da caixa``.

Inovação, criatividade e eventos caminham juntos e o talento do organizador de eventos para prever e traçar objetivos, traçando um caminho e um atalho para conquistar o público desejado para o seu evento.

 

FÁTIMA CABRAL

Especialista em Eventos .

Diretora da Suporte Eventos Inteligentes.

Gerenciamento de Equipe: Dividir para Somar.

Regra de ouro para organização de equipes em eventos: Dividir para conquistar!

Para um evento ocorrer da melhor maneira possível é necessário além de um bom planejamento, uma boa equipe. Porém, conseguir fazer as pessoas trabalharem em equipe é um verdadeiro desafio. É muito difícil organizar um grande grupo de pessoas para em conjunto, se dedicarem à realização de um mesmo trabalho. Sabendo deste problema, montamos esse post com a regra de ouro para organização de equipes em eventos científicos: Dividir para conquistar!

É preciso ter o máximo de controle possível das pessoas que trabalharão em seu evento. E para possibilitar isso, é preciso as dividir em equipes menores com funções e responsabilidades específicas. Assim, com várias partes trabalhando em sintonia, o evento flui da melhor maneira.

Trouxemos as equipes essenciais e suas principais responsabilidade para que a organização do trabalho em equipe funcione da melhor forma.

Coordenação e organização

A função desta equipe é uma das principais, inclusive, é essencial que o organizador faça parte dela.  É tarefa desta equipe planejar todo o evento. Seus workshops, submissões e exposições de trabalhos, palestras, e qualquer atividade  que ele ofereça.

Além disso, é preciso coordenar e monitorar o trabalho das outras equipes. O principal objetivo dessa equipe é fazer com que o evento ocorra conforme foi planejado.

Comitê técnico-científico e cultural

É tarefa deste grupo definir o conteúdo dos materiais que serão distribuídos, como: cartilhas, apostilas, compêndios, etc. Esta equipe trabalha diretamente com o que a de coordenação e organização planejou.

É responsabilidade dela desenvolver o cronograma completo e detalhado do evento. Ela também deve entrar em contato com os palestrantes, coordenar as apresentações de trabalhos e demais atividades.

Equipe de credenciamento e atendimento a participantes

A principal responsabilidade desta equipe é ser a porta de entrada dos participantes para o evento e também, um ponto de apoio para eles durante as inscrições. É necessário que esta equipe realize o credenciamento, monitore a frequência de participantes e distribua os materiais necessários.

Equipe de atendimento e apoio a palestrantes

Depois que os palestrantes aceitam participar do evento, o trabalho desta equipe começa. É função deste grupo resolver o translado e a hospedagem deles além de monitorar a chegada e saída dos mesmos no evento.

Também é preciso passar informações sobre o evento e seu cronograma para os palestrantes. É essencial que esta equipe dê total suporte para eles enquanto estiverem ministrando suas atividades, ou seja, cheque microfone, projetor, luzes, providencie água etc.

Equipe cerimonial

Esta equipe tem a importante tarefa de conduzir todo o evento. É ela que elabora o roteiro cerimonial e faz a locução dele pelo microfone. Também é dever dela recepcionar autoridades e profissionais importantes diretamente.

Os dois principais momentos para essa equipe são a cerimônia de abertura e a de encerramento. É importante que esses momentos sejam preparados com muita atenção, pois um é o primeiro contato do participante com o evento e o outro o último.

Equipe de comunicação e divulgação

A divulgação de um evento é muito importante e precisa ser feita com muita cautela. Diferente de grandes empresas, congressos não conseguem participantes através de propaganda em massa.

Por isso, esta equipe é tão importante. É responsabilidade dela desenvolver todo o planejamento de mídia que será utilizado e produzir todas as peças de divulgaão. Isso inclui layouts para canais digitais, como e-mail marketing, redes sociais etc e para canais impressos, como revistas, jornais, etc.

Essa equipe também precisa estar em constante contato com a imprensa para que o congresso tenha a visibilidade necessária. Ao fim do evento, é preciso realizar o clipping eletrônico e impresso para se ter registro do que a mídia divulgou sobre ele.

Equipe de tecnologia da informação

Essa equipe é responsável por todo auxílio tecnológico que o evento demanda. Isso engloba acompanhamento da instalação de equipamentos eletrônicos, como telões, cabos de rede, roteadores, computadores, etc. Além disso, é função dela desenvolver softwares e demais tecnologias.

Equipe de produção

Esta equipe tem o dever de concretizar o que foi planejado da melhor maneira. Isso inclui a decoração, iluminação, translado, alimentação, etc. É preciso que ela recolha notas fiscais dos fornecedores e repasse para a equipe de contabilidade para pagamento.

Equipe comercial e contabilidade

É a equipe que toma conta de todo o financeiro que envolve o evento. Ela deve ter controle dos custos, fazer cotações e gerenciar contratos com fornecedores. Monitoramento do fluxo de caixa, pagamento de inscrições e gerenciar patrocínios e doações são outras das responsabilidades deste grupo.

Equipe de serviços gerais e manutenção

Esta equipe tem um dever bem amplo. É trabalho dela instalar o cabeamento elétrico assim como o de telefone e iluminação. É preciso que ela cheque se o espaço está devidamente higienizado e faça a manutenção dessa higiene. A limpeza e manutenção de salões, salas de apoio, auditórios e banheiros durante o evento é uma tarefa importante deste grupo.

Equipe de segurança

Essa equipe tem a responsabilidade de prover segurança para todos os participantes. Eles monitoram entrada e saída das pessoas, evitando que possíveis ameças arrisquem o bem-estar do público. Além disso, fazem rondas dentro do evento para identificar qualquer possível movimento fora da linha.

Equipe de estacionamento

Esta equipe deve coordenar o fluxo de veículos do evento. Controlar a chegada, a saída e o pagamento do estacionamento de cada veículo do evento é responsabilidade deste grupo. Também é dever deste grupo indicar para autoridades e outros profissionais onde ficam suas vagas reservadas.

Saber como dividir sua equipe é essencial

É preciso ter em mente que todo o evento funciona como um grande organismo vivo. Para que ele ocorra da melhor forma, é preciso que cada equipe saiba exatamente qual é a sua função e qual é o papel dela dentro do fluxo do congresso.

Presumir que os funcionários já conhecem a rotina de trabalho não é uma boa ideia. Mesmo já tendo experiência, é preciso deixar claro para cada um como será o trabalho, o que compõe ele e qual seu objetivo.

Não estamos falando de job descriptions, que são descrições do trabalho em formato de manuais extensos e tediosos. Estamos falando de falar diretamente com o funcionário para informar sua função, se certificar que ele entendeu e deixar claro o quão importante ele é para a realização do evento.

Lembre-se, a pressa é definitivamente inimiga da perfeição. Um problema muito comum, é os organizadores estarem com tempo apertado e não se dedicarem o bastante para deixar as atividades claras o suficiente para os  membros da equipes. Explicações rápidas resultam em atividades mal executadas que levam a perca de tempo.

Apesar de parecer um processo trabalhoso, ele poupa muito trabalho mais tarde. Tenha um cuidado diferenciado ao planejar a organização de equipes em eventos. Inspirar e orientar as pessoas que irão trabalhar no seu evento é importante e faz uma grande diferença no resultado final.

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