5 DICAS INFALÍVEIS PARA UM EVENTO CORPORATIVO IMPECÁVEL

Seja qual for o mercado em que sua empresa atua, uma hora você vai precisar produzir um evento.

Eventos corporativos geram relacionamento, visibilidade e consolidam sua marca, trazendo visibilidade e resultados a curto, médio e longo prazos.

Separamos 5 dicas importantes e fundamentais para a produção de um evento empresarial bem sucedido e que atinja seus objetivos: GERAR NEGÓCIOS.

1–Briefing – Definição de estratégias

Qual o público-alvo que você quer alcançar? Se o público for externo (clientes e fornecedores), foque em RELACIONAMENTO e forneça o máximo de informações sobre a sua empresa, produtos ou serviços.

Se for para o público interno, o foco é motivação.

Resuma todas as informações para a organização do evento, listando locais, data, horário, programação, recursos a serem utilizados, tema central do evento, Alimentos e Bebidas,Cerimonial, meios de divulgação e convites;

2–Planeje com Antecedência – Após o briefing, parta para a execução, “desenhando” o evento, fazendo cotações com fornecedores, criar a planilha de planejamento financeiro, estimativas. Contrate tudo com antecedência, não esquecendo de alvarás, licenças, seguro de responsabilidade civil e tributos.

3– Excelência no seu evento – Seja impecável na organização. A imagem da sua empresa será associada ao evento realizado. Organização, horários, serviços, uma apresentação sensacional e momentos de descontração farão seu evento ser um sucesso.

4– Coloque seu evento na mão de quem sabe fazer – Contrate uma empresa organizadora ou uma consultoria para seu evento. Lembre-se: Seu marketing depende da qualidade e do encantamento causado em seu público. Não coloque seu evento na mão de quem não tem experiência . Seja Profissional.

5– Ouça seus convidados durante o evento e sinta a reação das pessoas. Não esqueça de enviar um e-mail agradecendo a presença.cia

Com estas dicas seu evento corporativo será um SUCESSO!!

ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS – UM NEGÓCIO QUE VALE OURO

Um congresso, do latim congressu (encontro, reunião), corresponde ao encontro de interesses de um determinado segmento profissional no qual discute-se um assunto levando em consideração todos os seus aspectos. Ao longo das atividades o tema é exposto em diferentes sessões, com a presença de um público abrangente e diferenciado. É um evento na maioria das vezes vinculado a uma associação ou entidade. Muita gente confunde, mas os congressos são diferentes dos seminários, cuja intenção é discutir sobre um tema, agregar opiniões, mas que não chega obrigatoriamente a nenhuma conclusão. E também são diferentes das conferências. Na verdade, como um congresso possui diferentes formatos, ele pode ou não ter conferências em sua programação. Estes formatos são as chamadas sessões, que podem ocorrer simultaneamente ou não. Além disso, outra importante característica que distingue os congressos é o fato de que as conclusões alcançadas no final do evento são registradas em documento final oficial. Organizar um congresso não é uma tarefa fácil, mas não pode estar nas mãos de qualquer pessoa! Todo o processo deve ser pensado levando-se em consideração pequenos detalhes típicos deste tipo de evento, sem falar no público, que é bastante exigente. Ao montar todo o planejamento é preciso desmembrar cada passo, do pré ao pós evento. Para isso, é preciso conhecer a fundo o conceito dos temas, das abordagens e descobrir a melhor maneira de transmitir esse conceito ao público. Mas seguindo os passos de forma coerente, o seu congresso poderá ser um sucesso e ainda se tornar referência!

Segundo  a ABEOC- Associação Brasileira das Empresas Organizadora de Congressos, da qual tive a honra de ser vice- presidente em MG, em 2015 este negócio movimentou cerca de  830 milhões de reais e vem crescendo na contramão da crise.

Quer fazer parte deste time que não para de crescer?

Envie seu contato através do email: suporteeventos@suporteeventos.com.be

Gerenciamento de Equipe: Dividir para Somar.

Regra de ouro para organização de equipes em eventos: Dividir para conquistar!

Para um evento ocorrer da melhor maneira possível é necessário além de um bom planejamento, uma boa equipe. Porém, conseguir fazer as pessoas trabalharem em equipe é um verdadeiro desafio. É muito difícil organizar um grande grupo de pessoas para em conjunto, se dedicarem à realização de um mesmo trabalho. Sabendo deste problema, montamos esse post com a regra de ouro para organização de equipes em eventos científicos: Dividir para conquistar!

É preciso ter o máximo de controle possível das pessoas que trabalharão em seu evento. E para possibilitar isso, é preciso as dividir em equipes menores com funções e responsabilidades específicas. Assim, com várias partes trabalhando em sintonia, o evento flui da melhor maneira.

Trouxemos as equipes essenciais e suas principais responsabilidade para que a organização do trabalho em equipe funcione da melhor forma.

Coordenação e organização

A função desta equipe é uma das principais, inclusive, é essencial que o organizador faça parte dela.  É tarefa desta equipe planejar todo o evento. Seus workshops, submissões e exposições de trabalhos, palestras, e qualquer atividade  que ele ofereça.

Além disso, é preciso coordenar e monitorar o trabalho das outras equipes. O principal objetivo dessa equipe é fazer com que o evento ocorra conforme foi planejado.

Comitê técnico-científico e cultural

É tarefa deste grupo definir o conteúdo dos materiais que serão distribuídos, como: cartilhas, apostilas, compêndios, etc. Esta equipe trabalha diretamente com o que a de coordenação e organização planejou.

É responsabilidade dela desenvolver o cronograma completo e detalhado do evento. Ela também deve entrar em contato com os palestrantes, coordenar as apresentações de trabalhos e demais atividades.

Equipe de credenciamento e atendimento a participantes

A principal responsabilidade desta equipe é ser a porta de entrada dos participantes para o evento e também, um ponto de apoio para eles durante as inscrições. É necessário que esta equipe realize o credenciamento, monitore a frequência de participantes e distribua os materiais necessários.

Equipe de atendimento e apoio a palestrantes

Depois que os palestrantes aceitam participar do evento, o trabalho desta equipe começa. É função deste grupo resolver o translado e a hospedagem deles além de monitorar a chegada e saída dos mesmos no evento.

Também é preciso passar informações sobre o evento e seu cronograma para os palestrantes. É essencial que esta equipe dê total suporte para eles enquanto estiverem ministrando suas atividades, ou seja, cheque microfone, projetor, luzes, providencie água etc.

Equipe cerimonial

Esta equipe tem a importante tarefa de conduzir todo o evento. É ela que elabora o roteiro cerimonial e faz a locução dele pelo microfone. Também é dever dela recepcionar autoridades e profissionais importantes diretamente.

Os dois principais momentos para essa equipe são a cerimônia de abertura e a de encerramento. É importante que esses momentos sejam preparados com muita atenção, pois um é o primeiro contato do participante com o evento e o outro o último.

Equipe de comunicação e divulgação

A divulgação de um evento é muito importante e precisa ser feita com muita cautela. Diferente de grandes empresas, congressos não conseguem participantes através de propaganda em massa.

Por isso, esta equipe é tão importante. É responsabilidade dela desenvolver todo o planejamento de mídia que será utilizado e produzir todas as peças de divulgaão. Isso inclui layouts para canais digitais, como e-mail marketing, redes sociais etc e para canais impressos, como revistas, jornais, etc.

Essa equipe também precisa estar em constante contato com a imprensa para que o congresso tenha a visibilidade necessária. Ao fim do evento, é preciso realizar o clipping eletrônico e impresso para se ter registro do que a mídia divulgou sobre ele.

Equipe de tecnologia da informação

Essa equipe é responsável por todo auxílio tecnológico que o evento demanda. Isso engloba acompanhamento da instalação de equipamentos eletrônicos, como telões, cabos de rede, roteadores, computadores, etc. Além disso, é função dela desenvolver softwares e demais tecnologias.

Equipe de produção

Esta equipe tem o dever de concretizar o que foi planejado da melhor maneira. Isso inclui a decoração, iluminação, translado, alimentação, etc. É preciso que ela recolha notas fiscais dos fornecedores e repasse para a equipe de contabilidade para pagamento.

Equipe comercial e contabilidade

É a equipe que toma conta de todo o financeiro que envolve o evento. Ela deve ter controle dos custos, fazer cotações e gerenciar contratos com fornecedores. Monitoramento do fluxo de caixa, pagamento de inscrições e gerenciar patrocínios e doações são outras das responsabilidades deste grupo.

Equipe de serviços gerais e manutenção

Esta equipe tem um dever bem amplo. É trabalho dela instalar o cabeamento elétrico assim como o de telefone e iluminação. É preciso que ela cheque se o espaço está devidamente higienizado e faça a manutenção dessa higiene. A limpeza e manutenção de salões, salas de apoio, auditórios e banheiros durante o evento é uma tarefa importante deste grupo.

Equipe de segurança

Essa equipe tem a responsabilidade de prover segurança para todos os participantes. Eles monitoram entrada e saída das pessoas, evitando que possíveis ameças arrisquem o bem-estar do público. Além disso, fazem rondas dentro do evento para identificar qualquer possível movimento fora da linha.

Equipe de estacionamento

Esta equipe deve coordenar o fluxo de veículos do evento. Controlar a chegada, a saída e o pagamento do estacionamento de cada veículo do evento é responsabilidade deste grupo. Também é dever deste grupo indicar para autoridades e outros profissionais onde ficam suas vagas reservadas.

Saber como dividir sua equipe é essencial

É preciso ter em mente que todo o evento funciona como um grande organismo vivo. Para que ele ocorra da melhor forma, é preciso que cada equipe saiba exatamente qual é a sua função e qual é o papel dela dentro do fluxo do congresso.

Presumir que os funcionários já conhecem a rotina de trabalho não é uma boa ideia. Mesmo já tendo experiência, é preciso deixar claro para cada um como será o trabalho, o que compõe ele e qual seu objetivo.

Não estamos falando de job descriptions, que são descrições do trabalho em formato de manuais extensos e tediosos. Estamos falando de falar diretamente com o funcionário para informar sua função, se certificar que ele entendeu e deixar claro o quão importante ele é para a realização do evento.

Lembre-se, a pressa é definitivamente inimiga da perfeição. Um problema muito comum, é os organizadores estarem com tempo apertado e não se dedicarem o bastante para deixar as atividades claras o suficiente para os  membros da equipes. Explicações rápidas resultam em atividades mal executadas que levam a perca de tempo.

Apesar de parecer um processo trabalhoso, ele poupa muito trabalho mais tarde. Tenha um cuidado diferenciado ao planejar a organização de equipes em eventos. Inspirar e orientar as pessoas que irão trabalhar no seu evento é importante e faz uma grande diferença no resultado final.

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